Payroll Specialist

Aperu du poste Comme membre cl du service de la paie, la ou le spcialiste de la paie appuie, du dbut la fin, les activits de paie pour les employs au Canada et aux tats-Unis pour assurer le paiement exact et en temps opportun des salaires (employs taux horaire et salaris), des commissions et des primes. La ou le titulaire du poste contribue l''acquisition de nouvelles capacits (en particulier dans SAP ECP/ECT) et joue un rle direct dans la vrification et l''amlioration des processus de paie pendant et aprs la mise en uvre du systme. La ou le spcialiste de la paie relve du vice-prsident, Finances et administration. Comment vous aurez un impact Activation et mise l''essai de SAP : participer aux examens de configuration, aux essais d''acceptation par l''utilisateur, aux passages en parallle et la rsolution des anomalies pour la transition de PeopleSoft SAP ECP/ECT ; documenter les scnarios, les rsultats et les mesures correctives. Prparation de la paie : effectuer la prparation, la vrification et le rapprochement pour les employs au Canada et aux tats-Unis (cycles des employs taux horaire et salaris, commissions, primes, saisies-arrts, avantages sociaux et retenues obligatoires). Mesures de contrle et conformit : maintenir des mesures de contrles internes rigoureuses; veiller au respect des exigences fdrales, provinciales et des tats (p. ex. Agence du revenu du Canada/Internal Revenue Service, normes d''emploi, heures supplmentaires, politiques sur les vacances et les congs). Activits de fin d''anne : contribuer aux rapprochements, la production des documents de fin d''anne (p. ex. T4/T4A et relevs quivalents aux tats-Unis), aux demandes de vrification et aux dpts de documents en vertu de la loi. Qualit et intgration des donnes : surveiller l''exactitude des donnes de base et les interfaces (temps, avantages sociaux, systmes d''information des ressources humaines); effectuer des analyses des causes fondamentales et coordonner les correctifs avec les collgues des TI, des RH et de la paie. Documentation des procdures : crer et mettre jour des procdures de paie, des listes de vrification et des instructions de travail; contribuer aux articles de la base de connaissances pour les scnarios courants. Service aux intervenants : rpondre aux demandes de renseignements sur la paie qui proviennent des employs et des gestionnaires; collaborer avec les superviseurs de la paie, les coordonnateurs principaux et les commis au Canada et aux tats-Unis pour rsoudre rapidement les problmes. Amlioration continue : trouver des occasions de simplifier les tapes, de rduire le travail manuel et d''amliorer la production de rapports dans SAP ECP/ECT. Comptences (habilets et comportements) Exprience pratique des systmes de paie d''entreprise (exprience de SAP ECP/ECT requise; exprience de PeopleSoft, un atout). Solide connaissance des rgles canadiennes et amricaines en matire de paie (fiscalit, normes d''emploi, retenues, avantages sociaux et production des documents de fin d''anne). Solides aptitudes en analyse et capacits d''effectuer des rapprochements, des analyses des carts et la rsolution des anomalies . Grand souci du dtail; capacit de travailler en respectant des chances serres et selon les exigences des diffrentes administrations . Communication claire et professionnelle, et travail d''quipe; capacit de collaborer efficacement avec ses collgues et les intervenants. Matrise leve d''Excel et des rapports sur la paie. Connaissance des mthodes d''essai et des systmes de mise en uvre (essais d''acceptation par l''utilisateur, passages en parallle, tests de rgression), un atout. Bilinguisme (franais/anglais), un atout important. Titres, qualits et exprienceTitres, qualits et exprience tudes postsecondaires en comptabilit, en administration des affaires, en RH ou dans un domaine connexe. Accrditation (p. ex. SCP/GAP de l''Association canadienne de la paie/Institut national de la paie , FPC/CPP de l''American Payroll Association ), un atout. Au moins 3 5 ans d''exprience de la paie dans de moyennes ou de grandes organisations (de prfrence 500 employs et plus ) (connaissances sur la paie au Canada et aux tats-Unis). Participation la mise en uvre ou la mise niveau d''un systme de paie , grandement souhaitable. Structure hirarchique Suprieur immdiat : Vice-prsident, Finances et administration Collaboration avec : quipe de la paie au Canada et aux tats-Unis, et quipes des RH et des TI. tudes postsecondaires en comptabilit, en administration des affaires, en RH ou dans un domaine connexe. Accrditation (p. ex. SCP/GAP de l''Association canadienne de la paie/Institut national de la paie , FPC/CPP de l''American Payroll Association ), un atout. Au moins 3 5 ans d''exprience de la paie dans de moyennes ou de grandes organisations (de prfrence 500 employs et plus ) (connaissances sur la paie au Canada et aux tats-Unis). Participation la mise en uvre ou la mise niveau d''un systme de paie , grandement souhaitable. Structure hirarchique Suprieur immdiat : Vice-prsident, Finances et administration Collaboration avec : quipe de la paie au Canada et aux tats-Unis, et quipes des RH et des TI. Pourquoi nous rejoindre Chez Future Electronics, nous sommes sincres lorsque nous disons que nous nous soucions de notre personnel. Notre approche l''gard du bien-tre des employs est holistique. C''est pourquoi, en plus d''avoir de ________________________________________________________________________________________ About the role As a key member of the Payroll department, the Payroll Specialist supports endtoend payroll operations for Canadian and US employees, ensuring accurate and timely payments for hourly, salaried, commission, and bonus programs. The role contributes new capabilitiesparticularly in SAP ECP/ECTand plays a handson part in validating and improving payroll processes during and after the system implementation. The Payroll Specialist reports to the VP, Finance & Administration What you''ll be working on SAP enablement & testing: Participate in configuration reviews, user acceptance testing (UAT), parallel runs, and defect resolution for the transition from PeopleSoft to SAP ECP/ECT ; document scenarios, results, and remediations. Payroll processing: Prepare, validate, and reconcile payroll for Canada and the UScovering hourly/salaried cycles, commissions, bonuses, garnishments, benefits, and statutory deductions. Controls & compliance: Maintain strong internal controls; ensure adherence to federal/provincial/state requirements (e.g., CRA/IRS, employment standards, overtime, vacation/leave policies). Yearend activities: Support reconciliations and yearend reporting (e.g., T4/T4A and US equivalents), audit requests, and statutory filings. Data quality & integrations: Monitor master data accuracy and interfaces (time, benefits, HRIS); perform rootcause analysis and coordinate fixes with IT/HR/payroll colleagues. Procedure documentation: Create and update payroll procedures, checklists, and work instructions; contribute to knowledge articles for common scenarios. Stakeholder service: Respond to payroll inquiries from employees and managers; partner with Canadian and US payroll supervisors, senior coordinators, and clerks to resolve issues promptly. Continuous improvement: Identify opportunities to streamline steps, reduce manual work, and enhance reporting within SAP ECP/ECT. We''re looking for someone with Postsecondary education in Accounting, Business Administration, HR, or related field. Payroll certification (e.g., Canadian Payroll Association / National Payroll Institute PCP/CPM , APA FPC/CPP ) is an asset. 35+ years of payroll experience in medium/large organizations (preferably 500+ employees ), with exposure to both Canadian and US payroll. Prior participation in a payroll system implementation or upgrade is highly desirable. Reporting Structure Reports to: VP, Finance & Administration Works with: Payroll team in Canada, US, and HR/IT teams The candidate will supervise 4 employees in Canada and 2 in the U.S. Skills Practical experience with enterprise payroll systems (SAP ECP/ECT experience required; PeopleSoft experience an asset). Solid knowledge of Canadian and US payroll rules (taxation, employment standards, deductions, benefits, and yearend reporting). Strong analytical skills with proficiency in reconciliations, variance analysis, and defect troubleshooting . High attention to detail; ability to work within strict deadlines across multijurisdiction environments. Clear, professional communication and teamwork; ability to collaborate effectively with peers and stakeholders. Superior level of proficiency with Excel and payroll reporting. Familiarity with testing methodologies/implementing systems (UAT, parallel, regression) is an asset. Bilingual (French/English) is strongly preferred. Why join us Our approach to employee wellness is holistic, which is why alongside competitive salaries, and excellent health and dental benefits, corporate employees have access to the following: Wellness amenities such as an onsite gym, fitness studio, and employee lounge Group RRSP plan to take care of the future you Onsite medical clinic and telemedicine Daily shuttle bus from two downtown locations Subsidized employee caf with delicious meals and snacks Future Electronics is an equal opportunity employer.

Created: 2025-12-15